verbale riunione GAE 28/09/2015

Verbale di Assemblea ordinaria del 28 settembre 2015

L’anno 2015 il giorno 28 del mese di settembre alle ore 20:30 presso Imperia (sede UISP, p.zza De Amicis 26 ) si è riunita l’Assemblea ordinaria del comitato “Compagnia delle Guide Ambientali Escursionistiche” dell’Associazione “Monesi Young” per discutere e deliberare il seguente
ORDINE DEL GIORNO:
1. RESOCONTO EVENTI ESTIVI E RESOCONTO BILANCIO PROVVISORIO ATTIVITÀ
2. PROGRAMMAZIONE EVENTI PROSSIMI
3. DIVISIONE COMPITI INTERNI
4. GESTIONE SOCI
5. TESSERAMENTO DIRETTIVO
6. FORMAZIONE
7. EVENTUALE LOGO

Sono presenti personalmente le seguenti guide ambientali escursionistiche (GAE) e affiliati:
o Alessandro Bellotti (GAE, Direttivo MY),
o Matteo Serafini (GAE),
o Giampiero De Zanet (GAE),
o Cristina Sala (Direttivo MY),
o Sonia Mureddu (GAE),
o Mara Pedrazzi (GAE),
o Barbara Campanini (GAE),
o Davide Fornaro (GAE),
o Marina Pissarello (GAE).


per complessivi n° 9 partecipanti su un totale di 11 persone contattate.
I presenti nominano all’unanimità quale Consiglio Direttivo (CD) dell’assemblea il sig. Bellotti A., la sig.na Pedrazzi M. e la sig.na Sala Cristina.
Il CD, constatata la regolarità della convocazione dell’Assemblea, dichiara l’Assemblea del comitato “Compagnia delle Guide Ambientali Escursionistiche” validamente costituita.
Successivamente vengono resi edotti i presenti delle questioni poste all’ordine del giorno e invitati a deliberare, consentendo a ciascun partecipante di intervenire, sul seguente ordine del giorno:
1. RESOCONTO EVENTI ESTIVI E RESOCONTO BILANCIO PROVVISORIO ATTIVITÀ
2. PROGRAMMAZIONE EVENTI PROSSIMI
3. DIVISIONE COMPITI INTERNI
4. GESTIONE SOCI
5. TESSERAMENTO DIRETTIVO
6. FORMAZIONE
7. EVENTUALE LOGO

In riferimento al punto 1 dell’ODG la sig.na Pedrazzi M. rende edotti i presenti sui risultati (numero eventi, numero partecipanti, numero tesserati) e introiti prodotti dalle attività svolte dal Comitato dal 19 luglio 2015. Le attività antecedenti, che fanno riferimento al periodo 30 marzo-19 luglio, saranno rendicontate in un secondo momento. Le attività svolte fanno riferimento a due tipologie di eventi: ESCURSIONI TREKKING (numero 4 uscite standard) e STREAMBED TREKKING (numero 3 uscite) producendo un indotto, al netto delle spese, rispettivamente di euro 704,00 e euro 520,00. Il CD mette ai voti la decisione, per quanto riguarda i ricavi derivanti dallo Streambed trekking, di reinvestirli in attrezzature quali: caschetti e giubbotti salvagente per le attività da svolgere il prossimo anno (2015/16).
In riferimento al punto 2 dell’ODG il CD discute con i presenti l’organizzazione del calendario per le attività autunnali del Comitato dal 1 di ottobre al 30 novembre. Viene proposto e messo ai voti la possibilità di modificare il punto 9 del regolamento interno del Comitato relativo ai prezzi per incentivare la partecipazione di famiglie alle attività del Comitato. A tal fine il costo per l’uscita standard viene modificato da euro 8,00 a euro 10,00 per gli adulti e introdotto un prezzo ridotto per i minorenni sotto i 16 anni di euro 5,00. Tale modifica non cambia le disposizioni del punto 12 del regolamento interno (quota ricavi per MY). Viene pertanto allegato al presente verbale la nuova versione modificata del regolamento interno del Comitato.
La sig.na Sala C., propone la possibilità di inserire all’interno delle attività del Comitato l’accompagnamento di persone disabili che provvederà lei stessa a gestire durante gli eventi senza gravare sulla conduzione delle attività dei membri del Comitato. A tal fine viene richiesta una quota forfettaria pari a euro 50,00 che la sig.na Sala C. percepirà divisa come segue:
• 40% del costo sarà sostenuto dalle persone disabili aderenti all’iniziativa,
• il 10% del costo sarà sostenuto da MY,
• il restante 50% sarà sostenuto dal/dai membri del Comitato che conducono l’attività.
La proposta è messa ai voti ma rimane sospesa in quanto per deliberare occorre avere riscontro dal Direttivo dell’Associazione MY.

In riferimento al punto 3 dell’ODG il CD propone una suddivisione dei compiti interni del Comitato al fine di amministrare al meglio le attività di promozione, organizzazione e rendicontazione del Comitato stesso. In particolare:
• alla sig.na Sala C., è chiesto di continuare le attività di output delle attività (eventi Facebook, Newsletter),
• alla sig.na Pedrazzi M., è chiesto di continuare l’attività di gestione delle risorse economiche (tesoriere) e raccolta dati (info relative ai partecipanti attività, gruppi di interesse, etc.),
• al sig. Serafini M., è chiesto di continuare a redigere i verbali delle sedute ordinarie dell’Assemblea del Comitato nonché l’elaborazione statistica dei dati,
• a tutti i membri è chiesto di continuare la collaborazione alla diffusione degli eventi attraverso tutti i canali possibili (social network, verbalmente etc.)
In riferimento al punto 4 dell’ODG il sig. Bellotti A. informa i presenti sull’imminente periodo di rinnovo delle tessere associative ribadendo che la validità va dal 1 settembre al 31 agosto. Diversamente l’assicurazione associata al tesseramento ha validità fino al 31 dicembre. Ne consegue che chi non rinnova la tessera dopo il 31 agosto è comunque coperto dall’assicurazione, tuttavia non può partecipare liberamente a più di un evento senza rinnovo.
La sig.na Pedrazzi M., mette ai voti la proposta di regalare il rinnovo della tessera ai soci che durante l’anno precedente al rinnovo hanno svolto almeno 10 attività con il Comitato. Questo vuole essere inteso come un incentivo a fidelizzare gli associati. Viene proposto inoltre di fornire ai nuovi tesserati un gadget. Tale proposta al momento rimane sospesa poiché occorre verificare effettivamente le fattibilità economica. Al momento la quota associativa non permette margini per l’acquisto di accessori da regalare ai nuovi tesserati.
Viene inoltre sollevata la questione relativa alle ricevute fiscali da consegnare ai partecipanti alle attività del Comitato (punto 10 regolamento interno). L’utilizzo di un blocchetto pre-timbrato per le ricevute viene rimpiazzato dalla possibilità di spedire via mail a chi ne facesse richiesta una ricevuta fiscale per i costi sostenuti dai partecipanti a carico del Direttivo di MY (il nuovo regolamento modificato è allegato al presente verbale).

In riferimento al punto 5 dell’ODG il sig. Bellotti A. informa i presenti sull’imminente periodo di rinnovo delle tessere associative per il Direttivo del Comitato ribadendo che la validità va dal 1 settembre al 31 agosto. È stata pertanto inoltrata una mail a tutti i presenti con il modulo da compilare per il rinnovo. Come descritto al punto 1 del regolamento interno la quota è fissata è di euro 40,00.

In riferimento al punto 6 dell’ODG la sig.na Sala C., rende edotti i presenti sulla possibilità di svolgere un attività formativa per l’accompagnamento in montagna patrocinato dalla UISP. Ribadendo l’importanza, vista l’affiliazione di MY alla UISP, di conformarsi agli standard suggeriti dalla UISP per lo svolgimento delle attività di accompagnamento escursionistico, è stata inviata via mail a tutti i presenti l’organizzazione dell’evento formativo che avrà sede in Piemonte i giorni 10-11 ottobre 2015. Il costo sarà di euro 50,00.

In riferimento al punto 7 dell’ODG il CD costata che ancora non si è raggiunta una decisione unanime sulla questione LOGO per il Comitato e l’indipendenza in termini di identità rispetto a MY. Pertanto viene messa ai voti la decisione di sospendere tale delibera e conservare l’identità del Comitato nell’Associazione Sportiva dilettantistica “Monesi Young”. Verranno pertanto lasciati invariati tutti i riferimenti relativi a MY nelle locandine degli eventi del Comitato.

Conclusa la discussione, il CD dell’assemblea mette ai voti quanto proposto ed esposto nei punti in ordine del giorno.

Il CD dell’Assemblea alle ore 23.00, rilevato che sono stati trattati e approvati tutti gli argomenti posti all’ordine del giorno e che nessuno dei presenti chiede di intervenire, dichiara chiusa l’Assemblea e sciolta la riunione, previa redazione, lettura e approvazione del presente verbale.


Il Consiglio Direttivo
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in allegato “REGOLAMENTO INTERNO COMITATO ”
REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO
“COMPAGNIA DELLE GUIDE AMBIENTALI ESCURSIONISTICHE”

1. Chi intende aderire deve tesserarsi, per motivi assicurativi, MY - UISP con tessera dirigente €40,00 per esercitare all’interno del Comitato tramite compilazione format on line (http://www.monesiyoung.org/iscrizione_online.asp) o modulo tessera presente nell’ambiente virtuale condiviso (google drive).
2. Per organizzare un’attività è sufficiente compilare apposita scheda Eventi presente nell’ambiente virtuale condiviso (google drive) e in allegato al regolamento e presentarla all’assemblea ordinaria di inizio stagione o farla pervenire via mail al Consiglio Direttivo del Comitato entro e non oltre il 25 di ogni mese precedente alla data dell’evento.
3. Il Calendario Eventi rappresenta lo strumento di gestione e pianificazione più importante. Stabilire un calendario con date precise, eventi e Guide responsabili vuol dire efficienza e acquisizione di credito. Pertanto, ogni associato, in caso d’impossibilità a presenziare, ha il compito di ricercare il proprio eventuale sostituto, al fine di garantire la copertura dell’evento. Il calendario sarà presente nello spazio virtuale condiviso (google drive).
4. La scheda Evento sarà univocamente pubblicata sui canali di comunicazione di MY, tuttavia l’associato che organizza l’escursione è responsabile anche della comunicazione. Ogni associato si deve impegnare a fare del proprio meglio per diffondere notizia delle attività, cercando di portare persone nuove alle escursioni di tutti; ad esempio condividendo il link dell’evento sui social network o mandandolo ai propri contatti via mail.
5. I partecipanti alle escursioni devono tesserarsi, per motivi assicurativi, a MY con tessera socio € 20,00 tramite apposita scheda Partecipanti presente nell’ambiente virtuale condiviso (google drive) e in allegato al regolamento.
6. La prima escursione è gratuita a fronte del tesseramento iniziale, se la persona non si tessera paga l’escursione (ma può succedere solo una volta). E’ preferibile tesserare solo le persone che effettivamente abbiano intenzione di partecipare alla vita associativa.
7. Il modulo tessera deve essere compilato da tutti i partecipanti, con modalità “Prova” al fine di tutelare l’associazione in caso di incidenti (il modulo può essere inviato fino a 72 ore dopo un eventuale incidente).
8. Per monitorare l’andamento delle escursioni e agevolare la rendicontazione, ogni associato deve compilare un’apposita scheda di Registrazione Partecipanti (in allegato al regolamento) e un foglio elettronico presenti nell’ambiente virtuale condiviso (google drive).
9. Il costo standard (costo ordinario) delle escursioni è € 10,00 (per tutte le escursioni comprese nelle 24 ore) per gli adulti e di € 5,00 per i minorenni sotto i 16 anni. Eventuali eccezioni (costo straordinario) sono da fare in base al contenuto (es. pernottamenti, pasti, collaborazioni, particolari prestazioni nelle attività).
10. E’ necessaria ai fini fiscali l’emissione di ricevuta in duplice copia (uno per MY uno per il partecipante) che riporti la dicitura “rimborso spese organizzative”+ timbro ASD. A questo scopo per i partecipanti che ne facessero richiesta tale ricevuta sarà spedita via mail. L’operazione sarà svolta direttamente dal Direttivo di MY.
11. L’attività si svolge previo il raggiungimento di almeno cinque partecipanti.
12. Provvisoriamente nessuna percentuale dei guadagni degli associati al Comitato sarà destinata a MY. Tuttavia il 20% del guadagno da ogni attività proposta entrerà in una cassa “comune” realizzata tramite carta prepagata. Tale fondo servirà a garantire che ogni associato percepisca il 100% delle quote di ogni partecipante (a fronte del fatto che chi si tessera ha diritto a un’uscita gratuita).
13. Provvisoriamente se il ricavo dell’attività, detratto il 20%, supera € 100, l’eccedenza rientra nel Fondo Comune.
14. La detrazione del 20% è applicabile esclusivamente al costo ordinario dell’attività. I costi straordinari sono al netto un guadagno dell’associato che ha organizzato evento.
15. A conclusione di ogni anno gli avanzi del Fondo Comune saranno equamente ripartiti tra i membri del comitato proporzionalmente al loro contributo.
16. Provvisoriamente non è stata presa in considerazione eventuale quota associativa aggiuntiva per la copertura delle spese a tutela dell’associazione.
17. Gli associati sono liberi di esercitare la propria attività in tutti i contesti esterni a MY dove lo desiderano.
18. E’ consigliabile la presenza di due guide o una guida più persona di fiducia a escursione, per motivi di sicurezza e per una migliore gestione del gruppo.
19. È possibile modificare il presente regolamento solo attraverso una delibera della maggioranza dei soci durante un’assemblea del Comitato.
20. Ogni associato promuove durante i propri eventi un’attività collaterale di pulizia (da rifiuti solidi urbani) degli itinerari proposti durante le uscite, coinvolgendo i partecipanti. I materiali per l’attività saranno forniti da MY (guanti e sacchi raccolta per plastica, vetro, carta, indifferenziata).
21. Chiunque in possesso delle professionalità e qualità per svolgere l’attività di accompagnamento di persone singole o gruppi di persone lungo itinerari naturali, urbani e periurbani può aderire al Comitato GAE. Per i professionisti in possesso di Partita IVA è concesso l’esercizio della professione all’interno del comitato fino a un tetto massimo di euro 7500 l’anno.