verbale riunione 1/12/2015

Verbale di Assemblea ordinaria del 01 Dicembre 2015

L’anno 2015 il giorno 01 del mese di dicembre alle ore 19:30 presso Imperia (sede UISP, p.zza De Amicis 26 ) si è riunita l’Assemblea ordinaria del comitato “Compagnia delle Guide Ambientali Escursionistiche” dell’Associazione “Monesi Young” per discutere e deliberare il seguente
ORDINE DEL GIORNO:
1. RENDICONTAZIONE EVENTI MESE NOVEMBRE
2. REVISIONE REGOLAMENTO INERNO
3. PROGRAMMAZIONE CALENDARIO PROSSIMO TRIMESTRE
4. VARIE ED EVENTUALI

Sono presenti personalmente le seguenti guide ambientali escursionistiche (GAE) e affiliati:
o Cristina Sala (Direttivo MY),
o Matteo Serafini (GAE),
o Giampiero De Zanet (GAE),
o Mara Pedrazzi (GAE),
o Barbara Campanini (GAE),


per complessivi n° 5 partecipanti su un totale di 11 persone contattate.
I presenti nominano all’unanimità quale Consiglio Direttivo (CD) dell’assemblea il sig. Serafini M., la sig.na Pedrazzi M. e la sig.na Sala Cristina.
Il CD, constatata la regolarità della convocazione dell’Assemblea, dichiara l’Assemblea del comitato “Compagnia delle Guide Ambientali Escursionistiche” validamente costituita.
Successivamente vengono resi edotti i presenti delle questioni poste all’ordine del giorno e invitati a deliberare, consentendo a ciascun partecipante di intervenire, sul seguente ordine del giorno:
1. RENDICONTAZIONE EVENTI MESE NOVEMBRE
2. REVISIONE REGOLAMENTO INERNO
3. PROGRAMMAZIONE CALENDARIO PROSSIMO TRIMESTRE
4. VARIE ED EVENTUALI

In riferimento al punto 1 dell’ODG la sig. Serafinii M. rende edotti i presenti sui risultati (numero eventi, numero partecipanti, numero tesserati) e introiti prodotti dalle attività svolte nel mese di novembre 2015. Vengono consegnati i ricavi destinati all’associazione, i moduli tessera dei nuovi associati e le schede partecipanti.
In riferimento al punto 2 dell’ODG il CD riesamina punto a punto il regolamento interno del Comitato. A tal fine si rimanda in allegato il regolamento da leggere in tutte le sue parti.
In riferimento al punto 3 dell’ODG il CD discute con i presenti l’organizzazione del calendario per le attività del prossimo trimestre del Comitato dal 1 di gennaio 2016 al 31 marzo. In particolare vengono discusse le escursioni “a tema” per il giorno 7 febbraio 2016 (carnevale), il giorno 14 febbraio 2015 (San Valentino) e il giorno 28 marzo 2016 (Pasquetta) durante le quali saranno effettuate prestazioni straordinarie rispetto alle escursioni standard.

In riferimento al punto 4 dell’ODG il sig. De Zanet G. propone la possibilità di effettuare eventi anche al di fuori del fine settimana. Il sig. Serafini M., chiede se per le escursioni di più giorni con pernottamento è possibile standardizzare i costi incentivando la partecipazione. La sig.na Pedrazzi M. informa della creazione di una nuova chat su whatapp in quanto raggiunto il limite massimo per la chat ora in vigore.
Conclusa la discussione, il CD dell’assemblea mette ai voti quanto proposto ed esposto nei punti in ordine del giorno.

Il CD dell’Assemblea alle ore 23.00, rilevato che sono stati trattati e approvati tutti gli argomenti posti all’ordine del giorno e che nessuno dei presenti chiede di intervenire, dichiara chiusa l’Assemblea e sciolta la riunione, previa redazione, lettura e approvazione del presente verbale.


Il Consiglio Direttivo
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in allegato “REGOLAMENTO INTERNO COMITATO ”
REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO
“COMPAGNIA DELLE GUIDE AMBIENTALI ESCURSIONISTICHE”

1. Chi intende aderire deve tesserarsi, per motivi assicurativi, MY - UISP con tessera dirigente €40,00 per esercitare all’interno del Comitato tramite compilazione format on line (http://www.monesiyoung.org/iscrizione_online.asp) o modulo tessera presente nell’ambiente virtuale condiviso (google drive).
2. Per organizzare un’attività è sufficiente compilare apposita scheda Eventi presente nell’ambiente virtuale condiviso (google drive) e in allegato al regolamento e presentarla all’assemblea ordinaria di inizio stagione o farla pervenire via mail al Consiglio Direttivo del Comitato entro e non oltre il 25 di ogni mese precedente alla data dell’evento. È tassativo mandare la scheda e banner due settimane prima dell’evento al fine di effettuare una migliore comunicazione possibile.
3. Il Calendario Eventi (trimestrale) rappresenta lo strumento di gestione e pianificazione più importante. Stabilire un calendario con date precise, eventi e Guide responsabili vuol dire efficienza e acquisizione di credito. Pertanto, ogni associato, in caso d’impossibilità a presenziare, ha il compito di ricercare il proprio eventuale sostituto, al fine di garantire la copertura dell’evento. Il calendario sarà presente nello spazio virtuale condiviso (google drive).
4. La scheda Evento sarà univocamente pubblicata sui canali di comunicazione di MY, tuttavia l’associato che organizza l’escursione è responsabile anche della comunicazione. Ogni associato si deve impegnare a fare del proprio meglio per diffondere notizia delle attività, cercando di portare persone nuove alle escursioni di tutti; ad esempio condividendo il link dell’evento sui social network o mandandolo ai propri contatti via mail.
5. I partecipanti alle escursioni devono tesserarsi o essere in regola con i pagamenti della quota associativa per motivi assicurativi, a MY con tessera socio € 20,00 tramite apposita scheda Partecipanti presente nell’ambiente virtuale condiviso (google drive) e in allegato al regolamento. A ogni associato sarà consegnato un gadget e un badge da compilare ogni volta che effettua una uscita. Alla decima uscita certificata il partecipante sarà esonerato dalle spese associative l’anno successivo.
6. Per monitorare l’andamento delle escursioni e agevolare la rendicontazione, ogni associato deve compilare un’apposita scheda di Registrazione Partecipanti (in allegato al regolamento) e un foglio elettronico presenti nell’ambiente virtuale condiviso (google drive).
7. Il costo standard (costo ordinario) delle escursioni è € 10,00 (per tutte le escursioni comprese nelle 24 ore) per gli adulti e di € 5,00 per i minorenni sotto i 18 anni. Eventuali eccezioni (costo straordinario) sono da fare in base al contenuto (es. pernottamenti, pasti, collaborazioni, particolari prestazioni nelle attività).
8. E’ necessaria ai fini fiscali l’emissione di ricevuta in duplice copia (uno per MY uno per il partecipante) che riporti la dicitura “rimborso spese organizzative”+ timbro ASD. A questo scopo per i partecipanti che ne facessero richiesta tale ricevuta sarà spedita via mail. L’operazione sarà svolta direttamente dal Direttivo di MY. È essenziale riportare la dicitura “rimborso spese organizzative” su tutte le comunicazioni dell’evento al posto della voce “costi”.
9. L’attività si svolge previo il raggiungimento di almeno cinque partecipanti.
10. il 20% del guadagno da ogni attività va a MY. Per le escursioni di più giorni il 20% va calcolato sul costo standard (es. 2 euro sui 20 chiesti nel caso di 2 giorni).
11. La detrazione del 20% è applicabile esclusivamente al costo ordinario dell’attività. I costi straordinari sono al netto un guadagno dell’associato che ha organizzato evento.
12. Provvisoriamente non è stata presa in considerazione eventuale quota associativa aggiuntiva per la copertura delle spese a tutela dell’associazione.
13. Gli associati sono liberi di esercitare la propria attività in tutti i contesti esterni a MY dove lo desiderano.
14. E’ consigliabile la presenza di due guide o una guida più persona di fiducia a escursione, per motivi di sicurezza e per una migliore gestione del gruppo.
15. È possibile modificare il presente regolamento solo attraverso una delibera della maggioranza dei soci durante un’assemblea del Comitato.
16. Ogni associato promuove durante i propri eventi un’attività collaterale di pulizia (da rifiuti solidi urbani) degli itinerari proposti durante le uscite, coinvolgendo i partecipanti. I materiali per l’attività saranno forniti da MY (guanti e sacchi raccolta per plastica, vetro, carta, indifferenziata).
17. Chiunque in possesso delle professionalità e qualità per svolgere l’attività di accompagnamento di persone singole o gruppi di persone lungo itinerari naturali, urbani e periurbani può aderire al Comitato GAE. Per i professionisti in possesso di Partita IVA è concesso l’esercizio della professione all’interno del comitato fino a un tetto massimo di euro 7500 l’anno, previa approvazione dl consiglio direttivo.