verbale riunione 22/04/15

Verbale di Assemblea ordinaria del 22 aprile 2015

L’anno 2015 il giorno 22 del mese di aprile alle ore 15:30 presso Imperia (sede UISP, p.zza De Amicis 26 ) si è riunita l’Assemblea ordinaria del comitato “Compagnia delle Guide Ambientali Escursionistiche” dell’Associazione “Monesi Young” per discutere e deliberare il seguente
ORDINE DEL GIORNO:
costituzione del comitato “Compagnia delle Guide Ambientali Escursionistiche”
approvazione del regolamento interno del comitato;
approvazione profilo economico delle attività.

Sono presenti personalmente le seguenti guide ambientali escursionistiche (GAE):
Matteo Serafini,
Alessandro Bellotti,
Giampiero De Zanet,
Rudy Valfiorito,
Davide Fornaro,
Mara Pedrazzi,
Sandra Acquarone,
Raffaella Galli.

per complessivi n° 8 GAE presenti su un totale di 12 contattate.
I presenti nominano all’unanimità quale Consiglio Direttivo (CD) dell’assemblea il sig. Bellotti A., il sig. Serafini M. e il sig. De Zanet G..
Il CD, constatata la regolarità della convocazione dell’Assemblea, dichiara l’Assemblea del comitato “Compagnia delle Guide Ambientali Escursionistiche” validamente costituita.
Successivamente vengono resi edotti i presenti delle questioni poste all’ordine del giorno e invitati a deliberare, consentendo a ciascun partecipante di intervenire, sul seguente ordine del giorno:
costituzione del comitato “Compagnia delle Guide Ambientali Escursionistiche”
approvazione del regolamento interno del comitato;
approvazione profilo economico provvisorio delle attività.
In riferimento al punto 1 dell’ODG il sig. Bellotti A., presidente della Associazione Sportiva Dilettantistica “Monesi Young (MY) ”, in accordo con il Consiglio Direttivo dell’associazione stessa, dispone la costituzione del Comitato “Compagnia delle Guide Ambientali Escursionistiche” all’interno di MY, composto dalle GAE, per lo sviluppo di attività outdoor, garantendo:
copertura assicurativa UISP tramite tesseramento di tipo “dirigente” degli interessati a far parte del Comitato GAE,
l’autonomia del Comitato GAE rispetto a MY per quanto riguarda lo svolgimento delle attività,
una gestione democratica del Comitato GAE, in cui le decisioni vengono prese per votazione a maggioranza,
la dotazione di una sezione del forum gratuito di MY per la pubblicazione dei verbali delle riunioni, degli ordini del giorno e dei documenti d’interesse comune,
la rendicontazione economica dei profitti delle GAE facenti parte del Comitato,
l’uso dei sistemi di comunicazione di MY per la promozione delle attività.

Il Comitato GAE riconosce i valori, i principi e i fini di MY impegnandosi a:
relazionarsi con il Consiglio Direttivo di MY, nella figura della sig.na Sala C., per il coordinamento delle azioni,
rispettare valori e dei principi statuari di MY e mantenere una specchiata condotta morale nell’ambito del Comitato e fuori da esso,
garantire una percentuale dei profitti delle attività per contribuire alla gestione delle spese sostenute da MY.

Pertanto è stato definito che chiunque in possesso dell’abilitazione allo svolgimento dell’attività di Guida Ambientale Escursionistica, previo pagamento della quota associativa a MY e trascorsi sette giorni lavorativi per regolarizzare l’affiliazione, può con pari diritti e opportunità entrare a far parte del Comitato GAE, presentare le proprie attività, inserirle a programma nel calendario eventi e svilupparle in piena autonomia.
In riferimento al punto 2 dell’ODG il CD dell’assemblea dispone l’adozione di un regolamento interno del Comitato GAE che disciplini le attività delle GAE, definisca i costi e che garantisca la massima cooperazione, collaborazione e condivisione delle informazioni. Il regolamento è interamente presente in allegato al presente verbale.
In riferimento al punto 3 dell’ODG il CD dell’assemblea espone brevemente i punti 9 e dal 12 al 15 del regolamento interno, specificando in particolare che le disposizioni dei punti 12 e 13 sono provvisorie e legate ad una fase di start up del comitato. Potranno quindi subire modifiche all’insorgere di problemi nella gestione economica o in una fase avanzata e di sviluppo del Comitato.
Conclusa la discussione, il CD dell’assemblea mette ai voti quanto proposto ed esposto al punto 1 dell’ordine del giorno. Successivamente mette ai voti quanto proposto ed esposto al punto 2 dell’ordine del giorno. Infine mette ai voti quanto proposto ed esposto al punto 3 dell’ordine del giorno.

Sono stati infine evidenziati i seguenti punti:
L’esigenza di trovare un Logo e un nome consono al Comitato Gae,
Valutare la possibilità nel prossimo futuro di creare uno spazio in rete indipendente per la gestione e promozione delle attività del Comitato,

Il CD dell’Assemblea alle ore 17:00, rilevato che sono stati trattati tutti gli argomenti posti all’ordine del giorno e che nessuno dei presenti chiede di intervenire, dichiara chiusa l’Assemblea e sciolta la riunione, previa redazione, lettura ed approvazione del presente verbale.


Il Consiglio Direttivo
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REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO
“COMPAGNIA DELLE GUIDE AMBIENTALI ESCURSIONISTICHE”

Le GAE devono tesserarsi, per motivi assicurativi, MY - UISP con tessera dirigente €40,00 per esercitare all’interno del Comitato tramite compilazione format on line (http://www.monesiyoung.org/iscrizione_online.asp) o modulo tessera presente nell’ambiente virtuale condiviso (google drive) e in allegato al regolamento.
Per organizzare un’attività è sufficiente compilare apposita scheda Eventi presente nell’ambiente virtuale condiviso (google drive) e in allegato al regolamento e presentarla all’assemblea ordinaria di inizio stagione o farla pervenire via mail al Consiglio Direttivo del Comitato entro e non oltre il 25 di ogni mese precedente alla data dell’evento.
Il Calendario Eventi rappresenta lo strumento di gestione e pianificazione più importante. Stabilire un calendario con date precise, eventi e Guide responsabili vuol dire efficienza e acquisizione di credito. Pertanto, ogni GAE, in caso d’impossibilità a presenziare, ha il compito di ricercare il proprio eventuale sostituto, al fine di garantire la copertura dell’evento. Il calendario sarà presente nello spazio virtuale condiviso (google drive).
La scheda Evento sarà univocamente pubblicata sui canali di comunicazione di MY, tuttavia La guida che organizza l’escursione è responsabile anche della comunicazione. Ogni GAE si deve impegnare a fare del proprio meglio per diffondere notizia delle attività, cercando di portare persone nuove alle escursioni di tutti; ad esempio condividendo il link dell’evento sui social network o mandandolo ai propri contatti via mail.
I partecipanti alle escursioni devono tesserarsi, per motivi assicurativi, a MY con tessera socio € 20,00 tramite apposita scheda Partecipanti presente nell’ambiente virtuale condiviso (google drive) e in allegato al regolamento.
La prima escursione è gratuita a fronte del tesseramento iniziale, se la persona non si tessera paga l’escursione (ma può succedere solo una volta). E’ preferibile tesserare solo le persone che effettivamente abbiano intenzione di partecipare alla vita associativa.
Il modulo tessera deve essere compilato da tutti i partecipanti, con modalità “Prova” al fine di tutelare l’associazione in caso di incidenti (il modulo può essere inviato fino a 72 ore dopo un eventuale incidente).
Per monitorare l’andamento delle escursioni e agevolare la rendicontazione, ogni GAE deve compilare un’apposita scheda di Registrazione Partecipanti (in allegato al regolamento) e un foglio elettronico presenti nell’ambiente virtuale condiviso (google drive).
Il costo standard (costo ordinario) delle escursioni è € 8,00 (per tutte le escursioni comprese nelle 24 ore). Eventuali eccezioni (costo straordinario) sono da fare in base al contenuto (es. pernottamenti, pasti, collaborazioni, particolari prestazioni nelle attività).
E’ necessaria ai fini fiscali l’emissione di ricevuta in duplice copia (uno per MY uno per il partecipante) che riporti la dicitura “rimborso spese organizzative”+ timbro ASD. A questo scopo ogni GAE sarà dotata di blocchetto per le fatture pre-timbrato.
L’attività si svolge previo il raggiungimento di almeno cinque partecipanti.
Provvisoriamente nessuna percentuale dei guadagni delle GAE del Comitato sarà destinata a MY. Tuttavia il 20% del guadagno da ogni attività proposta entrerà in una cassa “comune” realizzata tramite carta prepagata. Tale fondo servirà a garantire che ogni GAE percepisca il 100% delle quote di ogni partecipante (a fronte del fatto che chi si tessera ha diritto a un’uscita gratuita).
Provvisoriamente se il ricavo dell’attività, detratto il 20%, supera € 100, l’eccedenza rientra nel Fondo Comune.
La detrazione del 20% è applicabile esclusivamente al costo ordinario dell’attività. I costi straordinari sono al netto un guadagno della GAE che ha organizzato evento.
A conclusione di ogni anno gli avanzi del Fondo Comune saranno equamente ripartiti tra i membri del comitato proporzionalmente al loro contributo.
Provvisoriamente non è stata presa in considerazione eventuale quota associativa aggiuntiva per la copertura delle spese a tutela dell’associazione.
Le guide sono libere di esercitare la propria attività in tutti i contesti esterni a MY dove lo desiderano.
E’ consigliabile la presenza di due guide o una guida più persona di fiducia a escursione, per motivi di sicurezza e per una migliore gestione del gruppo.
È possibile modificare il presente regolamento solo attraverso una delibera della maggioranza dei soci durante un’assemblea del Comitato.


SCHEDA EVENTI
FOTO EVENTO DIMENSIONI (30cmX11cm)
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LOGO MY
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LOGO UISP
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DATA EVENTO
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TITOLO EVENTO





INTRODUZIONE
Breve descrizione dell’itinerario, dell’argomento o dell’attività. Enfatizzando un po’ le caratteristiche principali. (max 10 righe)
OBIETTIVI
Qual è lo scopo dell’esperienza proposta? (max 3 righe) (se è un evento con un fine ben preciso)
DESTINATARI
A chi è rivolta l’attività? Famiglie, scolaresche, disabili, professionisti sportivi etc.
COLLABORAZIONI
Eventuale partecipazione di altre guide, professionisti esterni, associazioni etc.
CRONIGRAMMA
Per le programmazioni di più giorni
DETTAGLI ESCURSIONE
Dislivello, tempi di percorrenza e difficolta (Turistica, Escursionistica, Esperto Escursionista)/cartina descrittiva.
DETTAGLI LOGISTICI
Ritrovo con indicazioni, a che ora si parte, quando si finisce, quando si mangia, dove si mangia, trasporti e pernottamenti etc.
COSTI
Dettagli dei costi
INFO
il tuo numero o contatto mail per prendere le prenotazioni
ATTENZIONE
RIPORTARE SEMPRE LA DICITURA: “RISERVATO AI SOCI”
NB: è importante essere sintetici ma inserire tutte le informazioni richieste nella scheda. Il layout è standard per la creazione di evento su pagina Facebook per cui non è richiesta una particolare formattazione per la scheda Evento da presentare al CD del Comitato. Esempi li potete trovare su pagina FB di Monesi Young (https://www.facebook.com/monesiyoung/events)
SCHEDA PARTECIPANTI
DATA_________ GAE ________________ GAE SUPPLEMENTARI_________________________________
TIPO ESCURSIONE_______________________________________FIRMA____________________________


EXTRA